La technologie

Comment préparer des documents pour la numérisation ?

La numérisation de documents vous permet de convertir vos documents accumulés en une base de données consultable par ordinateur. Vous constaterez peut-être que la numérisation des documents, comme les contrats, vous permet de réduire les frais d’entreposage des documents, ou que vous pouvez offrir des documents numérisés sur le Web ou que vos clients peuvent les acheter. La préparation d’un document à numériser exige un peu de planification et de prévoyance.

Que scanner ?

La première exigence en matière de préparation est de choisir ce qu’il faut numériser et à quelles fins. Il peut y avoir des exigences légales. Les psychiatres, par exemple, qui traitent avec les districts scolaires ou le système de justice pénale peuvent être tenus d’examiner les évaluations des patients sans avoir à fournir certains renseignements permettant de les identifier. Les documents juridiques peuvent exiger que les pages de signature ou les affidavits soient scannés comme pages de couverture qui accompagnent le document.

Les exigences mécaniques

Il existe deux grandes catégories de scanners : les scanners à plat (adaptés à la numérisation de livres reliés, de grandes uvres d’art ou de plans) et les scanners à feuilles. Les numériseurs à feuilles ne peuvent numériser qu’un côté d’une page à la fois ; c’est souvent tout ce dont on a besoin. Pour numériser les pages d’un livre non relié, les numériseurs à feuilles doivent numériser en recto verso, numériser un côté d’une feuille, la retourner et numériser de l’autre côté. Lorsque vous chargez un scanner à feuilles, prenez un moment pour feuilleter toutes les pages, à la recherche de pages à l’envers et de choses comme des agrafes, des rubans adhésifs ou des notes collantes qui pourraient se détacher lorsque les pages sont insérées dans le mécanisme.

La préparation physique

Une fois que les raisons juridiques et commerciales de la numérisation sont connues, la prochaine exigence est la préparation physique. Le type de préparation physique dépend du scanner utilisé et peut aller du plus simple : retirer les agrafes des pages en vrac avant de les insérer dans un scanner à feuilles, au plus complexe : coller de nombreux documents plus petits ensemble sur une planche dorsale pour réduire les pertes et les exécuter sur un scanner à plat. Les documents doivent être pressés à plat, sans boucles ni plis. Si vous essayez d’augmenter le contraste du texte sur un scanner à plat, il est parfois utile de placer un support gris neutre, comme le support en carton d’un bloc de papier, derrière la page numérisée.

Les exigences de traitement de la reconnaissance optique de caractère 

La reconnaissance optique de caractères (ROC) utilise la reconnaissance de formes pour essayer de faire correspondre des mots d’un dictionnaire. La préparation des documents pour la ROC commence par la mise en évidence du contraste avec le document original. Une astuce qui peut fonctionner pour les vieux documents sur papier jauni par l’acide est de faire une photocopie à contraste élevé sur du papier épais. D’un point de vue physique et mécanique, la plupart des numérisations ROC sont destinées à des pages en vrac, et il est également important de s’assurer qu’elles sont bien alignées sur le chargeur de documents, car les pages numérisées sous un léger angle peuvent augmenter le taux d’erreur. Quelle que soit la qualité de votre ROC, vous devez consacrer du temps à la relecture du résultat de l’analyse, et cela devrait être budgété en fonction du temps nécessaire.

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