Les indispensables en équipement informatique pour les restaurants

Équiper informatiquement un restaurant de 40 couverts coûte entre 3 000 et 8 000 euros la première année, abonnements compris. Et une seule ligne est légalement obligatoire : le logiciel de caisse certifié.

L'obligation légale d'abord, le confort ensuite

Depuis le 1er janvier 2018, tout professionnel qui encaisse des particuliers et enregistre ses règlements dans un logiciel doit utiliser un système satisfaisant aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données. C'est l'article 286 du code général des impôts, et le contrôle est expéditif : un inspecteur peut se présenter sans avertissement et demander le certificat. L'amende est de 7 500 euros par logiciel non conforme, avec obligation de régulariser sous soixante jours.

Concrètement, cela veut dire un logiciel disposant d'un certificat délivré par un organisme accrédité, la certification NF525 étant la plus répandue. Un tableur, une application de notes ou une caisse importée sans certificat ne passent pas. Vérifiez ce point avant de comparer les fonctionnalités, il élimine à lui seul une bonne moitié des solutions bon marché qu'on trouve en ligne.

La caisse : ce qu'on paie et ce qu'on oublie de compter

Une solution de caisse sur tablette démarre autour de 40 à 80 euros par mois et par point de vente, matériel en location incluse chez certains éditeurs. Une caisse tactile classique en achat, avec son tiroir monnayeur et son imprimante, tourne entre 1 500 et 3 000 euros, à quoi s'ajoute une maintenance annuelle de 300 à 600 euros.

Les postes qu'on oublie systématiquement dans le devis initial : la formation de l'équipe, le paramétrage de la carte, qui prend une journée complète pour un menu de trente références avec ses déclinaisons et ses menus, et surtout la reprise de configuration à chaque changement de carte saisonnière. Comptez une demi-journée à chaque fois si vous le faites vous-même.

Sur le choix du modèle, la vraie question est la mobilité. Un restaurant de quartier avec un comptoir unique s'accommode d'un poste fixe. Une terrasse de 60 places à quinze mètres du bar impose des terminaux portables : le serveur saisit à table, la commande part en cuisine dans la seconde, et il ne remonte pas quatre fois par service.

Les imprimantes : deux idées reçues à corriger

On lit souvent que l'imprimante thermique serait celle qui convient à la chaleur et à l'humidité de la cuisine. C'est l'inverse. Le papier thermique noircit sous l'effet de la chaleur : posé près d'un piano ou d'une salamandre, un bon de commande devient illisible en quelques minutes. C'est justement pour cette raison que les imprimantes matricielles, à impact, restent la norme au passe. Elles sont bruyantes, elles utilisent des rubans encreurs, elles impriment lentement, et elles tiennent la graisse et les 45 degrés ambiants.

Deuxième correction : le jet d'encre n'a rien à faire dans un restaurant. Il est lent, l'encre bave sur les tickets manipulés à mains humides, et le coût à la page est sans commune mesure. Le thermique reste le bon choix pour les reçus client au comptoir, où la chaleur n'est pas un problème, et il ne consomme aucun consommable hormis le rouleau.

Prévoyez une imprimante par zone de production : chaud, froid, bar. Un seul bon partagé entre trois postes finit toujours par disparaître au mauvais moment.

Écrans de cuisine, réseau et ce qui casse en premier

Le KDS, ou écran de cuisine, remplace les bons papier par un affichage tactile qui suit la commande de la prise à l'envoi. Il supprime les tickets perdus, chronomètre les temps de préparation et permet de synchroniser les envois d'une même table. Comptez 400 à 1 200 euros par écran, plus un abonnement chez la plupart des éditeurs. Ce n'est pas un achat de démarrage : il devient pertinent au-delà de 60 ou 70 couverts par service, quand la coordination entre deux postes chauds commence à coûter des plats renvoyés.

Sur le réseau, une règle sauve beaucoup de services : tout ce qui est fixe passe en Ethernet. La caisse, les imprimantes de production, l'écran de cuisine. Le Wi-Fi ne sert qu'aux terminaux qui bougent. Un four à convection, un moteur de hotte et un micro-ondes professionnel perturbent la bande des 2,4 GHz, et le jour où ça tombe, ça tombe à 20 heures un samedi.

Le Wi-Fi client, avec ses obligations

Offrir un accès Internet aux clients est devenu banal, mais cela vous place dans la position d'un fournisseur d'accès, avec l'obligation de conserver certaines données de connexion. La plupart des solutions de hotspot professionnel gèrent cette conservation et le portail captif pour 10 à 30 euros par mois. Le partage du mot de passe de votre box, lui, mélange le réseau des clients et celui de la caisse, ce qui est une mauvaise idée sur le plan légal comme sur le plan de la sécurité.

Séparez donc les deux réseaux dès l'installation, sur deux SSID distincts et deux plages d'adresses séparées. C'est une case à cocher dans l'interface du routeur, cela prend dix minutes, et cela évite qu'un téléphone infecté vienne se promener sur le poste où transitent vos encaissements.